Aquesta guia estableix una rutina operativa pràctica per als llocs que utilitzen sistemes de guies turístiques cada dia, com ara museus, llocs patrimonials, fàbriques, centres de visitants i operadors de viatges.
El cicle de vida diari del receptor
Cada receptor passa pel mateix bucle cada dia. Dissenyar el procés al voltant d'aquest bucle fa que els problemes siguin fàcils de detectar.
Carregat i emmagatzemat.La unitat espera en un estoig o base de càrrega, llest per al seu ús.
Emès.Un membre del personal o guia l'entrega i s'enregistra el número emès.
En ús.El visitant el porta durant tot el recorregut.
Tornat.La unitat torna al final de la visita i el recompte es compara amb el número emès.
Netejada i inspeccionada.Es netegen els auriculars i es revisa la unitat per detectar danys.
Torna al càrrec.La unitat torna al moll i el cicle torna a començar.
Un buit en qualsevol etapa es mostra com una gira tardana, una bateria esgotada, una unitat que falta o una queixa. Cada secció següent aborda una etapa.
Carregant
Relaciona la configuració de càrrega amb el nombre d'unitats
Carregar totes les unitats alhora és més fàcil de gestionar que carregar-les en petits lots. Una funda de càrrega o una base de càrrega de diverses unitats elimina la necessitat de connectar cada receptor per separat i fa que d'un cop d'ull sigui obvi quines unitats s'estan carregant.
Planifiqueu el vostre dia més ocupat
Calculeu quants receptors es necessiten durant les hores punta i compareu-ho amb quants estan disponibles al mateix moment després de permetre les unitats que s'estan recarregant. Si els dos números estan a prop, la flota és massa petita per a l'horari.
Mantingueu una regla de càrrega senzilla
Una regla clara evita arguments i errors, per exemple: cada unitat torna a carregar-se tan bon punt es neteja, i cap unitat surt de la zona de càrrega sense un indicador visible que indiqui la càrrega completa. Comproveu la documentació del proveïdor per conèixer la manera correcta de llegir els indicadors del vostre equip.
No deixeu les piles a l'atzar
Manteniu un registre de qualsevol receptor que s'esgoti repetidament abans d'hora. Les unitats el rendiment de la bateria de les quals ha baixat s'han de marcar i fer-ne servei o substituir-se segons les indicacions del proveïdor.
Neteja i higiene
Els auriculars es porten prop de l'orella i es comparteixen entre molts visitants, de manera que la neteja forma part de l'experiència del visitant.
Seguiu les instruccions del fabricant.Els agents de neteja i els mètodes varien segons el material, així que utilitzeu només el que el proveïdor recomana per a cada peça.
Trieu auriculars pensant en la neteja.Tapes per a les orelles reemplaçables, superfícies netejables i accessoris empaquetats individualment simplifiquen el procés.
Netejar després de cada ús.Feu-lo part del pas de retorn, no una tasca separada que es faci més endavant.
Mantenir les unitats netes i utilitzades separades.Utilitzeu safates separades o zones marcades, perquè ningú confongui una unitat usada amb una de llesta.
Teniu les peces de recanvi a mà.Les tapes per a les orelles de recanvi i els auriculars de recanvi permeten que el personal canviï en lloc d'esperar.
Emmagatzematge i manipulació
Utilitzeu un estoig o moll dissenyat per a l'equip
Una funda dedicada protegeix els receptors dels cops, els manté organitzats i dóna a cada unitat una posició definida, la qual cosa fa que una unitat que falti sigui immediatament visible.
Emmagatzemar en un lloc adequat
Mantingueu l'equip en una àrea neta, seca i a temperatura ambient normal, lluny de la llum solar directa i de la humitat, i seguiu les instruccions d'emmagatzematge que us doni el proveïdor.
Manipular amb cura
Informa al personal i guies sobre com subjectar, portar i desconnectar l'equip. Molts errors provenen de connectors forçats, unitats caigudes o cables estirats.
Planifica el viatge
Els operadors que porten equips fora del lloc necessiten un estoig que es tanqui de manera segura, una llista d'embalatge i una rutina per comptar tots els articles abans de sortir i després de tornar.
Control de pèrdues i danys
Els receptors que falten són un cost ocult comú. Alguns hàbits mantenen baixes les pèrdues sense fer que la visita sigui desagradable per als hostes.
|
Mesura |
Propòsit |
|---|---|
|
Comptar i comptar |
Cada unitat emesa es comptabilitza al final de cada recorregut |
|
Unitats numerades |
Cada receptor es pot localitzar a un grup, una guia o una franja horària |
|
Punt de tornada a la sortida |
Els visitants tornen l'equip abans de marxar, amb un recordatori clar |
|
Responsabilitat del líder del grup |
Per als grups organitzats, una persona designada recull i retorna les unitats |
|
Política de dipòsit o DNI |
S'utilitza només quan correspongui i s'explica clarament per endavant |
|
Registre d'incidències |
Els danys i les pèrdues es registren amb data, grup i causa |
Reviseu el registre regularment. Un patró, com ara una entrada, una guia o una hora del dia en particular, sol apuntar a una solució senzilla.
Fins i tot una petita operació es beneficia d'anomenar qui fa què.
Cap d'equip:és propietari de la flota, la rutina de càrrega i el registre d'incidències.
Guies:comproveu el seu transmissor i els receptors del seu grup abans i després de la gira.
Recepció o recepció:repartir i recollir unitats, i respondre les preguntes dels visitants sobre l'equip.
Gestor:revisa les avaries, les pèrdues i la mida de la flota amb la demanda real cada mes.
Quan no hi ha cap persona propietària de l'equip, s'acumulen petits problemes fins que afecten els visitants.
Una rutina de control setmanal i mensual
Setmanalment
Compteu tots els receptors, transmissors i accessoris amb la llista d'inventari.
Proveu una mostra d'unitats per a la qualitat d'àudio i la càrrega.
Substituïu les cobertes per a les orelles gastades, els cables danyats i els estoigs per pestells trencats.
Esborra el registre d'incidències i planifica qualsevol reparació.
Mensualment
Compareu l'ús real amb la mida de la flota per decidir si voleu afegir o reduir unitats.
Revisa el rendiment de la bateria i marca les unitats que necessiten servei.
Comproveu la documentació del proveïdor o els canals d'assistència per obtenir actualitzacions de firmware, programari o guies rellevants per al vostre equip.
Actualitzar els materials informatius del personal si els procediments han canviat.
Preguntes freqüents
P: Quants receptors de recanvi he de conservar?
R: Un enfocament comú és mantenir un marge per sobre del grup més gran esperat, de manera que les unitats que s'estan carregant, que s'estan netejant o que s'han de reparar no us deixen curts. El marge dret depèn de la rapidesa amb què el vostre procés canvia les unitats.
P: Amb quina freqüència s'han de netejar els receptors?
R: Després de cada ús, especialment els auriculars i qualsevol superfície que toqui l'orella o la pell. Utilitzeu els mètodes de neteja recomanats pel proveïdor.
P: Quina és la millor manera d'evitar que se n'emportin els receptors?
R: Un punt de retorn clar a la sortida, un recompte al final de cada recorregut i un líder de grup nomenat per a grups organitzats funcionen millor que les regles estrictes sols. Les unitats numerades faciliten el seguiment quan falta alguna cosa.
P: Els receptors s'han de cobrar cada nit?
R: Això depèn de l'equip i del vostre horari. Seguiu les pràctiques de càrrega recomanades pel proveïdor i assegureu-vos que les unitats estiguin completament carregades abans de la primera visita del dia.
P: Quan s'ha de retirar o substituir un receptor?
R: Quan no manté la càrrega repetidament, mostra errors d'àudio persistents o té danys físics que afecten la seguretat o la higiene. Utilitzeu les instruccions de servei del proveïdor per decidir entre reparació i substitució.
P: Necessito programari per gestionar una flota?
R: Les flotes petites es poden gestionar amb un simple full d'inventari i un registre d'incidències. Les operacions més grans poden beneficiar-se d'un sistema de seguiment més estructurat, però una rutina clara és més important que qualsevol eina.
Mantenir el sistema a punt cada dia
Un sistema de guies turístiques només ofereix valor quan l'equip està preparat i el procés que hi ha darrere és fiable. Definiu el cicle de vida, assigneu responsabilitats clares, mantingueu la càrrega, la neteja i l'emmagatzematge senzills i feu un seguiment de les pèrdues i els errors perquè pugueu arreglar patrons en lloc d'incidències individuals. Confirmeu els detalls específics de l'equip, com ara la cura de la bateria, els materials de neteja i les condicions d'emmagatzematge, amb la documentació oficial del proveïdor, i ajusteu la rutina a mesura que creixin els vostres volums.
